Een pakket naar Polen blijft binnen de Europese Unie, dus je hebt geen douaneaangifte nodig. Het gaat wel over een grotere afstand dan een binnenlandse zending, dus een stevige doos en goede vulling blijven belangrijk. Voor webshops komt er bovendien een btw-kant bij die je het beste met je boekhouder bespreekt.
Geen douane, wel aandacht voor de details
Polen is lid van de EU. Voor goederen die binnen de EU reizen is doorgaans geen douane-aangifte nodig. Je maakt gewoon een verzendlabel aan bij je vervoerder en plakt dat op de doos. Dat scheelt papierwerk ten opzichte van een zending naar bijvoorbeeld Zwitserland of Turkije.
Dat betekent niet dat je minder aandacht aan de verpakking hoeft te besteden. Een pakket naar Polen legt vaak honderden kilometers af, wordt meermaals gesorteerd en reist in een truck met veel andere pakketten. Een doos die te zwak is, deukt in of scheurt.
Voor webshops: btw en klantcommunicatie
Verkoop je als webshop aan Poolse klanten, dan gelden voor de btw aparte regels voor verkoop aan consumenten binnen de EU. Hoe je dat regelt hangt af van je omzet en je administratie. Dat valt buiten het bestek van dit artikel. Vraag het aan je boekhouder of raadpleeg de Belastingdienst.
Wat je zelf in de hand hebt, is de service rond het pakket:
- Vraag het adres in Poolse notatie. Een postcode heeft het formaat 00-000, met een streepje na de eerste twee cijfers.
- Laat de klant een telefoonnummer invullen. Dat helpt de bezorger bij een mislukte levering.
- Zet een pakbon in het Pools of Engels in de doos als je klanten daar veel waarde aan hechten.
- Maak een retourroute duidelijk, zodat klanten niet hoeven te raden hoe ze een pakket terugsturen.
Over retouren schreven we eerder: retourzendingen met een verzendzak en dubbele plakstrip.
Doos en vulling kiezen
Voor een zending binnen de EU kun je vaak met enkelgolf karton uit de voeten bij lichte producten. Zware of breekbare spullen vragen om dubbelgolf. Wat je kiest, laat zich het best afleiden uit het gewicht en de waarde van de inhoud. Het assortiment staat in de collectie verzenddozen. Wie veel kleine artikelen verstuurt, kan bij postdozen kijken.
| Gewicht van de inhoud | Aanbevolen karton | Vulling |
|---|---|---|
| Tot ongeveer 2 kg, niet breekbaar | Enkelgolf | Papier of lucht in de zak |
| 2 tot 10 kg | Enkelgolf met stevige sluiting of dubbelgolf | Papier, strak gevuld |
| Boven 10 kg | Dubbelgolf | Kartonnen tussenschotten of stevig papier |
| Breekbaar, elk gewicht | Dubbelgolf | Noppenfolie of luchtkussenfolie en minstens 5 cm marge |
De goedkoopste doos bij ons kost vanaf € 0,11 per stuk. Die is bedoeld voor lichte zendingen, voor een zwaar pakket naar Polen kies je een ander model.
Voor de vulling kun je terecht bij opvulmateriaal. Papier is goedkoop en makkelijk te recyclen. Voor breekbare artikelen is een laag folie rondom het product een goede basis.
Afsluiten en labelen
Plak de doos in een H-patroon dicht met tape die minimaal 48 mm breed is. Schrijf het adres niet met een dunne pen op ruw karton: gebruik een geprint label of een duidelijke sticker. Plaats het label op het grootste vlak en niet over een naad of rand, anders kan de scanner het niet goed lezen.
Zet het adres van de afzender ook in de doos, bijvoorbeeld op de pakbon. Als het label beschadigd raakt, kan de vervoerder dan nog zien waar het pakket naartoe moet.
Zo bouw je een vaste werkwijze op
Verstuur je meerdere keren per week naar Polen, dan loont een vaste werkwijze. Kies twee of drie doosmaten waarmee je de meeste bestellingen dekt. Noteer per maat de vulling die erbij hoort en de tape die je gebruikt. Zo hoeft je medewerker niet na te denken over elke bestelling en blijft de kwaliteit gelijk.
Meet na een maand hoeveel pakketten in welke maat zijn verstuurd. Past 60 procent van je bestellingen in dezelfde doos, dan loont het om die in grotere aantallen in te kopen. Past bijna niets, dan is het verstandig om te kijken naar een doos op maat. Dat ligt vaak aan een product met een afwijkend formaat.
Voorbeeld: een bestelling met twee artikelen
Een klant in Warschau bestelt een keramische mok en een notitieboek. Je wikkelt de mok in een laag noppenfolie en zet hem in de hoek van een kleine doos. Het notitieboek gaat plat tegen de wand. De open ruimte vul je met papier. Op de pakbon staat het ordernummer, dat ook in het label is verwerkt. Je sluit de doos met drie stroken tape en plakt het label op het grootste vlak. Klaar, zonder douanepapieren.
Controleer ook regelmatig of je pakketten onderweg beschadigd raken. Houd een lijstje bij van klachten, met de doosmaat en het type vulling. Zie je een patroon, pas dan de verpakking aan voor je meer klachten krijgt. Dat is goedkoper dan achteraf vervangen.
Prijs en offerte
Stuur je regelmatig naar Polen en wil je dozen die precies passen? Bereken de prijs direct in de doos-op-maat calculator op de homepage. Je kunt ook een offerte aanvragen. We werken zonder minimum aantallen.
Veelgestelde vragen
Heb ik douanepapieren nodig voor een pakket naar Polen?
Meestal niet. Polen hoort bij de EU, dus voor de meeste zendingen is geen douane-aangifte nodig. Zakelijke verkopers moeten wel op de btw-regels letten.
Welke doos is geschikt voor Polen?
Voor lichte spullen volstaat enkelgolf, voor zware of breekbare producten kies je dubbelgolf. Een maat die dicht bij de inhoud ligt, beperkt schuiven.
Hoe schrijf ik een Poolse postcode?
Een Poolse postcode bestaat uit vijf cijfers in het formaat 00-000, met een streepje na de eerste twee cijfers. Neem hem over zoals de klant hem opgeeft.
Hoe regel ik de btw bij verkoop aan Poolse klanten?
Dat hangt af van je situatie. Vraag je boekhouder om advies of raadpleeg de informatie van de Belastingdienst over btw bij verkoop binnen de EU.
